PDF ist ein systemübergreifendes, plattformunabhängiges Datenformat, das aus jeder beliebigen Anwendung unter Windows oder Mac, Dateien erzeugen kann, die alle verwendeten Schriften und Bilder enthalten, die in dem Dokument verwendet werden. Bei der Dateierstellung, muß jedoch darauf geachtet werden, dass die Option "Schriften einbetten" auch aktiviert ist. Hierbei komprimiert PDF die Dateien sehr effizient. Die Daten werden zur Originalsoftware im Verhältnis ca. 1:10 verlustfrei kleiner. PDF ist der Standard für den Dateiversand komplexer visueller Daten.
Original PDF-Dateien werden mit der Software Adobe Acrobat©
erzeugt.
Auch andere Anwendungen können über Exportfunktionen PDF-Dateien erzeugen,
aber leider halten sich nicht alle Hersteller an die Originalstandards von Adobe.
Dadurch kann es zu nicht belichtungsfähigen Daten kommen. Diverse Reparatursoftware für Dateien bietet die Firma Impressed an. Eine Anleitung zum Erstellen korrekter PDF-Daten gibt es bei dem Experten für PDF-Daten Stefan Jäggi.
Es gibt für verschiedene Anwendungsbereiche unterschiedliche PDF-Formate wie z.B.: